Behandling av personopplysninger
Vegtilsynet behandler personopplysninger gjennom virksomheten sin. Personopplysningene blir kun brukt til formålet de er samlet inn for. Vegtilsynet deler ikke personopplysninger med tredjepart, med mindre dette er pålagt.
Vegtilsynet er Samferdselsdepartementets fagenhet som skal kontrollere og føre tilsyn med Statens vegvesen og Nye veier AS følger krav til sikkerhet i riksveginfrastrukturen. I denne sammenhengen samler Vegtilsynet inn personopplysninger i henhold til vegloven § 11 f. Når Vegtilsynet gjennomfører en tilsynssak innhenter vi dokumentasjon fra tilsynspart. Disse dokumentene kan inneholde personopplysninger.
Vegtilsynet er underlagt offentlighetsloven og forvaltningsloven. Offentlighetsloven inneholder bestemmelser om retten til å få se (innsyn) i dokumenter i offentlig forvaltning. Hovedregelen er at alle kan kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og andre liknende registre. Loven inneholder også bestemmelser om hva som regnes som dokument og når et dokument blir offentlig. (Fra lovdata)
Forvaltningsloven inneholder regler om hvordan offentlige myndigheter skal behandle saker. Disse reglene kalles saksbehandlingsregler. Dette er viktige regler fordi de gjelder den enkeltes rett til å få behandlet sine saker av offentlige myndigheter på en forsvarlig og riktig måte. (Fra lovdata)
Når du er i kontakt med Vegtilsynet
Vegtilsynet behandler personopplysninger om deg når du kontakter oss gjennom telefoni og e-post. Dette er for å kunne besvare henvendelsen din. Vi behandler disse opplysningene i henhold til forvaltningsloven §11. Personopplysninger som blir lagret er kontaktopplysninger, navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelt andre opplysninger du legger ved. Gjennom vår nettside kan du sende oss melding anonymt. Hvis korrespondansen du har med oss er arkivverdig, blir den oppbevart i henhold til lov om arkiv med forskrift.
Se avsnittet Postjournal og innsyn.
Kjøp av varer og tjenester
I tilfeller der Vegtilsynet har kjøpt varer må vi behandle personopplysninger for å oppfylle avtalen vi har inngått og for å oppfylle økonomireglementet i staten punkt 4.4.10.2. Regnskapsmaterialet må oppbevares i ti år. Økonomi- og fakturasystemet vårt er levert av Direktoratet for økonomistyring.
E-post
Vegtilsynet bruker Office 365 til e-post, levert av Voss Kommunikasjon AS. Når du sender e-post til vårt postmottak blir e-posten slettet tre måneder etter avsluttet saksgang, med mindre den er arkivverdig etter offentlighetsloven. Er e-posten arkivverdig blir den arkivert i vårt sak- og arkivsystem.
Telefoni
Vegtilsynet bruker Phonero som leverandør av mobilabonnement og sentralbord. Alle innkommende anrop til sentralbordnummeret 56 52 88 00 blir loggført. Loggen blir oppbevart i tre måneder før den blir slettet.
Les mer om personvern i Phonero her. Personvern - Phonero
Jobb i Vegtilsynet
Når du søker på stilling i Vegtilsynet må vi behandle personopplysninger etter lov om statens ansatte § 3, for å vurdere søknaden din mot andre søkere. Søknaden blir registrert av deg selv med vedlegg i Easycruit. Under søknadsprosessen blir den best kvalifiserte kandidaten innstilt og forlagt innstillingsrådet. Dette er etter lov om statens ansatte § 5.
Når søknadsprosessen er over og stillingen er besatt, blir søknadene til kandidatene som ikke nådde opp slettet.
I Easycruit kan du som søker selv velge at vi oppbevarer søknadsdokumentene lenger. Ved endt søknadsprosess tar Vegtilsynet kun vare på søknaden til kandidaten som ble ansatt.
Det er kun direktør, HR-ansvarlig og innstillingsrådet som får tilgang på dokumentene du leverer inn.
Andre søkere på stillingen har muligheten til å få innsyn i utvidet søkerliste.
Postjournal og innsyn
Vegtilsynet er pliktig å ha arkiv etter lov om arkiv § 6. Vi er også pålagt å føre inngående og utgående saksdokumenter etter forskrift til offentlighetsloven § 6 og forskrift om offentlig arkiv § 9.
Vegtilsynet bruker Public 360 som sitt sak- og arkivsystem. Datasystemet er levert av Tieto. Når vi mottar dokumenter som er arkivverdige blir de journalført og oppbevart. Bevaringstid er etter bevaring- og kassasjonsplan som normalt er 25-30 år.
Vegtilsynet publiserer postjournalen på einnsyn.no.
På einnsyn.no kan alle kreve innsyn i Vegtilsynets journalførte dokumenter. Ved slike innsynskrav kan det bli utlevert personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.
Nettsida
Når du besøker hjemmesiden nyttes informasjonskapsler. (Cookies)
Vegtilsynet lagrer enkel besøksstatistikk. Denne kan ikke spores tilbake til brukeren av nettsiden.
Eksempel på slik statistikk er:
antall besøk på vt.no
hvilke sider som blir besøkt
hvor lenge besøket varer
hvilken som brukes
Vegtilsynet bruker ikke verktøy for å analysere brukeratferd til besøkende på vt.no
Velger du å kontakte oss gjennom kontaktskjemaet på nettsiden blir dette sendt til oss på
e-post.
Databehandlere
Vegtilsynet har flere databehandlere til forskjellige formål.
- Nettside blir levert av Mediebruket.
- Telefonisystemet blir levert av Phonero.
- Økonomi- og regnskapssystemet blir levert av Direktoratet for økonomistyring.
Logging
Alle IT-systemene til Vegtilsynet har alminnelig loggfunksjon. Disse loggene blir kun brukt til å løse eventuelle tekniske problemer. I tilfeller der det har skjedd en kriminell handling kan disse loggene bli utlevert til politiet.
Dine rettigheter
Når Vegtilsynet behandler personopplysninger har du forskjellige rettigheter. Les om dine rettigheter hos Datatilsynet her:
https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/
Klage på behandling av personopplysninger
Hvis du mener Vegtilsynet ikke overholder reglene for behandling av personopplysninger kan du kontakte vårt personvernombud Miroslava M. Basara på: miroslava.basara@vt.no
Du kan også klage på behandling av personopplysninger hos Datatilsynet. Mer informasjon finner du her: Datatilsynet - personvern og informasjonssikkerhet | Datatilsynet
Ulykkesdata
Vegtilsynet har i medhold av Veglova § 11 a ansvaret for å føre tilsyn med at Statens vegvesen og Nye veier AS følger krav til sikkerhet i riksveginfrastrukturen. En sentral tilsynsaktivitet er å analysere medvirkende årsaker til alvorlige ulykker og definere tiltak som kan redusere risiko for gjentakelse. For å kunne gjennomføre slik tilsynsaktivitet, innhenter og analyserer Vegtilsynet ulykkesdata for riksveg, fylkesveg og kommunale veger. Ulykkesdata innhentes fra Statens vegvesen sin database for trafikkulykker med hjemmel i Veglova § 11 c.
Ulykkesdata er informasjon som samles inn i forbindelse med en ulykke f.eks sted, tid, vær/føre, type ulykke, alvorlighetsgrad og beskrivelse av ulykkesforløpet. De rettslige grunnlagene for Vegtilsynets behandling av ulykkesdata er GDPR artikkel 6 nr. 1 e) (utøvelse av offentlig myndighet) og artikkel 9 nr. 2 g (behandling på grunnlag av nasjonal rett), samt Veglova § 11 f og Vegtrafikkloven § 43b.